Хостес на мероприятие: когда нужна и сколько человек

Хостес не обслуживает столы и не ведёт программу. Её задача - первое впечатление и порядок на входе и в зале.

Что делает хостес

Хостес встречает гостей, сверяет их со списком, выдаёт бейджи или программы, показывает гардероб и туалеты, провожает к столам и в нужные зоны.

Во время вечера она отвечает на вопросы гостей и передаёт организатору всё, что требует решения. Спокойная речь, вежливость и аккуратный вид здесь важнее, чем модельная внешность.

Работать хостес может и мужчина: на деловых событиях встречающих часто ставят парой, девушку и молодого человека. Пол не влияет на задачи, важнее опыт работы с потоком гостей.

Какие качества проверить у хостес:

• Стрессоустойчивость. Не теряется, когда у входа сразу двадцать человек.
• Внимательность. Быстро находит фамилию в списке и замечает важных гостей.
• Грамотная речь. Коротко и вежливо объясняет дорогу, отвечает на вопросы.
• Пунктуальность. Приходит до начала, чтобы изучить площадку и список.

На каких мероприятиях работают хостес

• Выставки. Встречают посетителей у стенда, раздают материалы, приглашают на презентацию.
• Конференции и форумы. Регистрация, бейджи, навигация между залами.
• Корпоративы и банкеты. Встреча у входа, гардероб, рассадка.
• Свадьбы. Встреча гостей, пока молодожёны на фотосессии, и помощь с рассадкой.
• Презентации и открытия. Списки приглашённых, сопровождение важных гостей.

Хостес, промо-модель и координатор

Эти роли часто путают, а от этого зависит, кого и сколько заказывать.

Роль	Главная задача	Когда нужна
Хостес	Встреча, регистрация, навигация	Много гостей, есть списки
Промо-модель	Привлечь внимание к бренду или стенду	Выставки, презентации
Координатор	Управлять персоналом и таймингом	От 4-5 хостес и нескольких зон

Подробнее о персонале для стендов - в материале про модели на выставку, о смежных ролях - про встречающий персонал.

Когда хостес на мероприятие нужна

• Гостей больше 40-50, и они приходят примерно в одно время.
• Есть регистрация, списки, бейджи или именная рассадка.
• Площадка большая, с несколькими залами или этажами.
• Среди гостей иностранцы или важные персоны.
• Мероприятие деловое: конференция, презентация, выставка.

На камерной свадьбе или дне рождения на 20 человек хостес обычно не нужна: гостей встречает сам организатор или распорядитель.

Сколько хостес нужно

Точных нормативов нет, но есть рабочий ориентир: одна хостес на регистрации обычно успевает принять 60-80 гостей, если они приходят в течение получаса.

Гостей	Хостес, как правило	Задачи
до 40	0-1	Встреча у входа
50-100	2	Регистрация и сопровождение
100-200	3-4	Две стойки, навигация, зал
200 и больше	5 и больше	Отдельные зоны и старший смены

Пример: на корпоративе на 150 человек ставят две хостес на регистрацию, одну у гардероба и одну в зале. Итого четыре.

Где ставить хостес

Первая точка - вход на площадку. Вторая - стойка регистрации, если она есть. Третья - развилки, где гости теряются, например лифты и переходы.

Отдельная хостес в зале нужна на больших событиях: она подводит гостей к столам и помогает с рассадкой. Если вход один, а гости идут волнами, лучше добавить человека на вход, чем получить очередь на улице.

Хостес и барная зона

Бар часто становится центром вечера, и именно рядом с ним собирается толпа. Хостес помогает направить гостей: куда идти за приветственным напитком, где проходит коктейльное казино или дегустация.

Так бармены заняты напитками, а не объясняют, где гардероб. Если на вечере работает бармен-шоу, хостес собирает гостей к началу выступления.

Количество напитков считайте отдельно, поможет расчёт алкоголя на человека.

Типичные ошибки при заказе

• Одна хостес на 150 гостей, и на входе очередь.
• Хостес не получила список гостей и план площадки заранее.
• Нет единой формы, или она не подходит под формат события.
• Хостес просят ещё и разносить напитки, и основная задача страдает.
• Не назначен человек от организатора, который решает спорные вопросы.

Что уточнить перед заказом

1. Сколько гостей и как они приходят: одной волной или в течение часа.
2. Нужны ли регистрация, бейджи, списки.
3. Сколько точек надо закрыть и кто заменит хостес на перерыве.
4. Нужно ли знание языков: для иностранных гостей пригодятся и официанты со знанием языков.
5. Какой дресс-код и кто его обеспечивает.

Если вы заказываете выездной бар, сообщите менеджеру Bar-Street число гостей и схему площадки: так бар поставят там, где его удобно связать с маршрутом гостей от входа. Стоимость и условия уточняйте через контакты.