Выездной кофейный бар на мероприятии: сколько кофе и бариста нужно на гостей

Ниже - ориентиры для расчёта, примеры по числу гостей, таблица и чек-лист. Точные цифры под вашу площадку и программу вечера уточняет менеджер, связаться с ним можно через страницу контактов.

Когда нужен кофейный бар

Кофе уместен там, где гости долго остаются на площадке. У каждого повода своя задача для стойки:

• Конференция и деловой завтрак. Быстро напоить зал в перерыве и вернуть людей к программе.
• Выставка. Кофе у стенда задерживает посетителей и даёт повод для разговора с менеджером.
• Корпоратив. Днём кофейный бар часто становится главной барной зоной, вечером дополняет основной бар.
• Свадьба. Кофе к торту и десерту, а в долгий свадебный день ещё и утром, на сборах.
• День рождения и частный праздник. Авторские напитки и сладкие позиции для гостей, которые не пьют алкоголь.

Если нужен кофе вместе с коктейлями, сочетайте форматы: основная стойка для коктейлей и отдельная кофейная станция. Об идеях с алкоголем в кофе читайте в статье про кофейные коктейли.

Сколько кофе рассчитывать на гостей

Общего норматива нет, всё зависит от времени суток и длительности. Как правило, на одного гостя приходится от одной до трёх чашек за мероприятие.

Формат	Порций на гостя	Комментарий
Кофе-брейк на конференции	1-2	Пик в перерывах и утром
Выставка, стенд	1-2	Поток растянут на весь день
Дневной корпоратив	2-3	Кофе пьют после обеда и в паузах
Свадьба, вечер	0,5-1	Берут часть гостей, чаще к десерту

Для вечерних событий закладывайте меньше: многие выбирают коктейли, чай или воду. Для утренних и дневных - больше.

Учитывайте и состав гостей: на деловых встречах кофе пьют почти все, а на семейных праздниках заметная часть выбирает чай, соки или воду. Если сомневаетесь, ориентируйтесь на верхнюю границу диапазона для дневных событий и на нижнюю для вечерних.

Отдельно прикиньте долю молочных напитков. Обычно капучино и латте заказывают чаще, чем эспрессо, а значит, понадобится больше молока и времени на приготовление.

Сколько бариста нужно на поток

Скорость работы зависит от напитка и оборудования. Эспрессо и американо готовятся быстро, а капучино с рисунком на пенке занимает заметно больше времени. Двухгруппная кофемашина позволяет готовить два напитка одновременно.

Как ориентир: один бариста за час обычно выдаёт несколько десятков простых напитков. Если гости подходят одновременно, например в перерыве конференции, нагрузка вырастает в разы. Тогда нужен второй бариста или вторая кофемашина.

• Поток равномерный, до полусотни гостей. Достаточно одного бариста.
• Гости приходят волнами по 50-100 человек. Лучше два бариста или упрощённое меню.
• Больше сотни гостей в один момент. Два бариста и две точки выдачи.

Примеры расчёта

Корпоратив на 60 человек, днём, четыре часа. Закладываем две порции на гостя: около 120 напитков. Один бариста справляется, если гости подходят растянуто.

Конференция на 200 человек с двумя кофе-брейками по 30 минут. Берём по полторы порции: 300 напитков на двух брейках. Пик приходится на перерывы, поэтому нужны два бариста, две точки выдачи и короткое меню.

Свадьба на 80 гостей, кофе к десерту. Берём 0,7 порции на гостя: около 55-60 напитков. Одного бариста хватит с запасом.

Во всех примерах считайте не среднее по часу, а самый напряжённый отрезок: именно в нём гости оценивают, насколько быстро их обслужили. Если пик короткий, помогает заранее подготовленная заготовка молока и упрощённое меню на это время.

Закладывайте запас в 10-15% на тех, кто захочет вторую чашку. Лучше иметь лишние порции, чем отказывать гостям у стойки.

Какое меню собрать

Чем короче меню, тем быстрее очередь. Основа обычно такая:

• Эспрессо. Самый быстрый напиток, база для всех остальных.
• Американо. Эспрессо с горячей водой, его берут те, кто пьёт кофе без молока.
• Капучино. Эспрессо с молочной пеной, самый популярный напиток на мероприятиях.
• Латте. Больше молока и мягкий вкус, подходит тем, кто не любит крепкий кофе.
• Мокко. Кофе с шоколадом и молоком для любителей сладкого.
• Раф. Кофе со сливками и ванильным сахаром, часто его делают с сиропами.

Добавьте позиции без кофеина: чай, горячий шоколад, напитки на растительном молоке. Летом или в тёплом зале пригодятся айс-латте и американо со льдом.

Для гостей, которым интересно разобраться во вкусе, подойдут кофейное казино с игрой вокруг вкусов, кофейный мастер-класс или формат из статьи про каппинг для гостей.

Что входит в выездной кофейный бар

Состав зависит от формата, но базовый набор обычно одинаковый:

• Барная стойка. У Bar-Street на собственном складе более 15 видов стоек, их подбирают под стиль события.
• Оборудование. Профессиональная кофемашина, кофемолка, питчеры для молока.
• Сырьё. Кофе, молоко, растительное молоко, сиропы, сахар.
• Посуда. Фарфоровые чашки для банкета или стаканы с крышками для конференций и выставок.
• Персонал. Бариста, монтаж стойки до начала и демонтаж после.

Состав и стоимость под ваше событие рассчитывает менеджер.

Что нужно от площадки

Кофемашина работает от электросети, поэтому розетка рядом со стойкой обязательна. Обычно нужна выделенная линия, мощность уточняйте заранее у менеджера.

Нужен свободный подъезд и подход для разгрузки оборудования, а также место для стойки так, чтобы очередь не перекрывала проходы. Самые удобные места: рядом с фуршетной зоной, у входа в зал или возле зоны регистрации.

Если мероприятие проходит в офисе, согласуйте с хозяйственной службой доступ к воде и сливу. Подробнее о форматах выездных баров - в гиде по выездному бару.

Как проходит заказ

1. Заявка. Вы сообщаете дату, площадку, число гостей и программу.
2. Расчёт. Менеджер предлагает число порций, бариста и состав меню.
3. Согласование. Выбираете стойку, посуду и дополнительные форматы.
4. День мероприятия. Команда привозит и монтирует стойку, бариста работает по программе.
5. Демонтаж. После окончания оборудование вывозят.

Bar-Street работает с 2010 года и провёл более 15 000 мероприятий в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России.

Типичные ошибки и чек-лист

Чаще всего ошибаются в трёх вещах: берут одного бариста на пиковый поток, ставят стойку в тесном месте и заказывают слишком длинное меню.

1. Определите число гостей и длительность мероприятия.
2. Выберите время пика: перерывы, начало или окончание вечера.
3. Рассчитайте порции по таблице и добавьте запас 10-15%.
4. Решите, сколько бариста и точек выдачи нужно.
5. Сократите меню до 4-6 позиций.
6. Проверьте розетку, подъезд и место для стойки.
7. Предусмотрите напитки без кофеина.
8. Согласуйте стоимость и сроки с менеджером на странице контактов.